Procédure à suivre

Quelle est la procédure à suivre ? Comment fonctionne le module GAIA de réservation à distance ?

 

Principe de fonctionnement :

 

La réservation sur internet permet aux internautes de réserver les documents librement communicables et conservés exclusivement dans le bâtiment annexe des Archives départementales pour une consultation en salle de lecture sur le site de Saint-Fuscien .

IMPORTANT : les demandes de réservation concernant des documents conservés sur le site historique des Archives départementales (61, rue Saint-Fuscien à Amiens), immédiatement accessibles, seront systématiquement rejetées.

 

Les différentes étapes de la procédure :

 

1) L’internaute n’ayant jamais fréquenté la salle de lecture des Archives départementales de la Somme doit s’inscrire en choisissant un nom d’utilisateur et mot de passe et indiquer tous les renseignements demandés.

 

1bis) L’internaute ayant déjà été inscrit en salle de lecture des Archives départementales de la Somme doit impérativement indiquer son n° de carte de lecteur (qu’elle soit en cours de validité ou non).

 

2) Cette demande d’inscription fait l’objet d’une validation de la part des Archives départementales de la Somme, notifiée par mail à l’internaute aux jours et heures d’ouverture de la salle de lecture (du lundi au jeudi de 9h à 17h).

 

3) L’internaute, à réception du mail de validation, confirme son inscription et peut se connecter au logiciel de réservation avec ses nom d’utilisateur et mot de passe.

 

3bis) Après validation, la rectification des informations saisies, ne peut être faite qu’auprès des Archives, soit à l’accueil le jour de consultation, soit par courriel à archives@somme.fr.

 

4) L’internaute est limité à 10 documents réservés par jour de consultation, auxquels peuvent s’ajouter des demandes de communication faites sur le site de Saint-Fuscien le même jour (soit au total 15 documents maximum).

 

5) Le délai minimum entre la validation de la réservation et la date de consultation est fixé à trois jours ouvrés, en raison du délai de préparation des documents (hors jours de fermeture de la salle : vendredis, samedis, dimanches et jours fériés et fermetures exceptionnelles : voir la page « Actualités salle de lecture » sur archives.somme.fr)

 

6) La demande de réservation est soumise impérativement à la validation des Archives qui parvient par mail à l’internaute. Les Archives se réservent le droit d’annuler la validation pour des raisons logistiques ou autres et d’en avertir l’internaute durant le délai de préparation.

 

7) Les documents réservés qui ne seraient pas consultés à la date demandée sont réintégrés dans le bâtiment annexe dès le jour suivant (pas de prolongation possible).