Etablissements scolaires

De par la mission publique que vous exercez, vos archives sont publiques et entrent dans le champ de la législation. Vous avez par conséquent des obligations concernant leur gestion, leur élimination ou leur versement à des fins historiques auprès des Archives de la Somme.

Vous êtes un établissement scolaire public

 

Les documents produits ou reçus par les écoles et les établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) entrent dans le champ d’application de l’article L. 211-4 du code du patrimoine et constituent des archives publiques qui sont imprescriptibles et inaliénables.

Les directeurs d’écoles et les chefs d’établissements sont responsables de la conservation des archives de leurs services et doivent appliquer la législation relative au tri et à la conservation des archives publiques.

 

Pour traiter les archives des écoles et des EPLE, il convient d’appliquer l’instruction du ministre de l’éducation nationale DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005 relative au tri et à la conservation des archives produites et reçues par les services et établissements concourant à l’éducation nationale.

 

Les Archives départementales ont adapté cette circulaire à vos établissements en créant un tableau simplifié par type d’établissement (tableau de gestion des archives des écoles, collèges et lycées) récapitulant tous les documents que vous recevez ou produisez, précisant la durée d’utilité administrative (durée légale de conservation des documents), et indiquant le sort final a leur réserver, versement historique ou élimination réglementaire.

 

 

   Vous êtes un établissement scolaire sous contrat

 

   Les écoles et les établissements d’enseignement privés sous contrat ont une mission de service public et certains documents qu’ils produisent et reçoivent entrent dans le champ d’application de l’article L. 211-4 du code du patrimoine et constituent des archives publiques qui sont imprescriptibles et inaliénables.

 

Dans ce cadre, les directeurs d’écoles et les chefs d’établissements d’enseignement privés sous contrat sont responsables de la conservation des archives publiques de leurs services.

 

Tout ce qui concerne les bâtiments et la gestion financière sont des archives privées dépendant généralement de la Direction Diocésaine de l’Enseignement Catholique. En revanche, ce qui fait partie de la mission éducative passée sous contrat avec le ministère de l’Éducation nationale, tels que le contenu de l’enseignement, le suivi pédagogique et l’assiduité des élèves, relèvent des archives publiques.

 

Afin de faciliter la gestion de vos documents, les Archives départementales ont créé un outil (tableau de gestion école, collège, lycée) récapitulant tous les documents que vous recevez ou produisez, précisant la durée d’utilité administrative (durée légale de conservation des documents), et indiquant le sort final à leur réserver, versement historique ou élimination réglementaire.

 

 

   L’élimination et le versement des archives

 

   L’élimination d’archives publiques non visée par le directeur des Archives départementales est strictement interdite et punie par la loi (article L. 214-2 du code du patrimoine). Toute élimination ou destruction d'archives publiques entraîne la rédaction d'un bordereau d'élimination qui doit recevoir le visa du directeur des Archives départementales (art. L. 212-3 du code du patrimoine).

 

Les établissements scolaires sont tenus de verser leurs archives historiques aux Archives départementales de la Somme (art. L212-8 du code du patrimoine). Tout versement entraîne la rédaction d’un bordereau de versement qui doit recevoir le visa du directeur des Archives départementales. Toute opération doit se faire en conformité avec le protocole de versement.

 

Vous pouvez solliciter la visite ou les conseils de la personne en charge des archives des établissements scolaires au sein des Archives départementales de la Somme en vue de trier, éliminer ou verser vos documents. Vous pouvez également suivre une formation gratuite (programme) de 2 jours sur la gestion des archives.

 

   A lire  :

   Les 10 règles simples à observer dans votre administration pour un archivage efficace

   Fiche 1 Les Archives : définition et réglementation

   Fiche 2 Archives départementales : rôle et missions

   Fiche 3 Comment bien gérer ses archives ?

   Fiche 4 Que faut-il archiver et combien de temps ?

   Fiche 5 Les bordereaux de versement et d'élimination