Reproduction et réutilisation des documents

Les conditions de copie et de réutilisation des documents des Archives départementales de la Somme sont actuellement régies par une délibération du Conseil général de la Somme de juin 2014, en conformité avec les dispositions de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs.

 

 

Il convient de distinguer soigneusement la copie et le droit de réutilisation :

- la copie consiste à obtenir une reproduction d'un document ;

- le droit de réutilisation consiste à pouvoir se servir d'un document, ou d'informations de manière plus générale, pour les exploiter dans une publication, un site Internet, une base de données, un film, une exposition, un support de communication, etc.

 

La délibération du Conseil général qui régit les modalités de copie et de réutilisation est consultable ici.

 

Obtenir une copie d'un document conservé aux Archives départementales de la Somme

 

Il existe plusieurs manières d'obtenir la copie d'un document :

 

- Consulter le portail des Archives de la Somme

Un grand nombre de documents ont été numérisés et sont accessibles sur le portail des Archives de la Somme : http://recherche.archives.somme.fr. Ces documents peuvent être gratuitement imprimés ou téléchargés sur ce site par le public.

 

- Photographier le document dans la salle de lecture des Archives départementales

Les documents consultables dans la salle de lecture des Archives départementales peuvent être photographiés sur place par le public, avec son propre équipement, dans le respect du règlement de la salle de lecture (pas de flash, interdiction d'appuyer sur les documents, etc.).

 

- Commander la réalisation d'une copie par les Archives départementales

Il est possible de commander la réalisation d'une copie, sous forme papier ou numérique, par les Archives départementales. Il suffit pour cela d'envoyer un simple courrier électronique à l'adresse archives@somme.fr, en mentionnant les références des documents souhaités.

S'il s'agit d'un document sans fragilité particulière ou qui a déjà fait l'objet d'une reproduction, la copie sera faite directement, soit par photocopie soit par copie du fichier existant, selon les tarifs TTC suivants (par page ou par vue) :

 

Format A4

Noir et blanc 0,18 euros

Couleur 1,44 euros

 

Format A3

Noir et blanc 0,36 euros

Couleur 2,88 euros

 

S'il s'agit d'un document déjà diffusé sur le portail des Archives de la Somme, la réalisation par les Archives départementales d'une copie, papier ou numérique, est proposée au tarif de 5 euros TTC par image.

 

Pour ce dernier tarif, une réduction de 50 % est accordée, sur présentation d'un justificatif en cours de validité, aux demandeurs d'emploi, aux bénéficiaires de minima sociaux, aux étudiants et aux personnes handicapées.

 

Le cas échéant, les frais d'envoi sont à régler en plus, selon les tarifs postaux en vigueur.

 

L'envoi par messagerie électronique, envisageable dans la limite des possibilités techniques des Archives, est gratuit.

 

La fourniture d'un CD-Rom est facturée 2,75 euros TTC.

 

L'obtention d'une copie ne donne pas ipso facto le droit de réutiliser les informations figurant sur cette copie. L'autorisation de réutilisation peut être obtenue, en plus, aux conditions mentionnées plus bas.

 

Attention ! Certains documents ne peuvent faire l'objet d'aucune copie, soit parce que leur état matériel est trop dégradé, soit parce que des dispositions contractuelles ou réglementaires l'interdisent.

Réutiliser des informations détenues par les Archives départementales de la Somme

Il est possible à toute personne – particulier, association, entreprise – de réutiliser gratuitement un document ou des informations détenues par les Archives départementales, par exemple pour illustrer une publication ou un site Internet, constituer une base de données, monter une exposition, illustrer un film, un support de communication, etc.

 

Selon le règlement pour la réutilisation d'informations publiques des Archives départementales adopté par le Conseil général de la Somme , toute réutilisation est soumise à la délivrance d'une autorisation, qui fixe les droits et les devoirs de la personne qui réutilise les informations. La réutilisation sans autorisation est passible de sanctions.

 

Pour demander une licence, il suffit d'envoyer un simple courrier électronique à l'adresse archives@somme.fr, en mentionnant les références des informations concernées et l'usage envisagé.

 

Qu'il s'agisse d'une réutilisation commerciale ou non commerciale, la source et la référence des informations réutilisées doivent être mentionnées clairement et leur contenu ne doit pas être altéré. Un exemplaire du produit ou un accès au service réalisé à l'aide des informations réutilisées doit être fourni gratuitement aux Archives départementales.

 

L'obtention d'une autorisation ne donne pas droit à la fourniture, par les Archives départementales, d'une copie des informations concernées. Cette copie peut être réalisée ou obtenue aux conditions mentionnées plus haut.

 

Attention ! Certaines informations ne peuvent faire l'objet d'aucune réutilisation, en particulier lorsque des dispositions contractuelles ou réglementaires l'interdisent.

 

Lorsque la réutilisation porte sur un volume important d'informations à caractère personnel (par ex. : état civil, recensements de population, etc.), elle n'est possible que pour des documents de plus de 100 ans.