Reproduction et réutilisation des documents

Depuis le 1er décembre 2019, un nouveau règlement pour la réutilisation d'informations publiques des archives départementales de la Somme et une nouvelle grille tarifaire sont entrés en vigueur, abrogeant la délibération n° 14.5.23 du 27 juin 2014.

 

 

Les conditions de copie et de réutilisation des documents des Archives départementales de la Somme sont actuellement régies par une délibération du Conseil départemental de la Somme en date du 18 novembre 2019, en conformité avec les dispositions de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration (CRPA) et  de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et diverses dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel.
Le principe de gratuité a été posé par les lois n° 2015-1779 du 28 décembre 2015 relative à la gratuité et aux modalités de la réutilisation des informations du secteur public et n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, le législateur souhaitant ainsi favoriser la réutilisation d'informations publiques.


La délibération du Conseil départemental de la Somme n° 19.5.37 du 18 novembre 2019 régissant ces nouvelles modalités est consultable ici.

 

Obtenir une copie d'un document conservé aux Archives départementales de la Somme

 

Il existe plusieurs manières d'obtenir la copie d'un document :
- Consulter le portail des Archives de la Somme
Un grand nombre de documents ont été numérisés et sont accessibles sur le portail des Archives de la Somme : http://recherche.archives.somme.fr. Ces documents peuvent être gratuitement imprimés ou téléchargés sur ce site par le public.

- Photographier le document dans la salle de lecture des Archives départementales
Les documents consultables dans la salle de lecture des Archives départementales peuvent être photographiés sur place par le public, avec son propre équipement, dans le respect du règlement de la salle de lecture (pas de flash, interdiction d'appuyer sur les documents, etc.).

- Commander la réalisation d'une copie par les Archives départementales

Il est possible de commander la réalisation d'une copie, sous forme papier ou numérique, par les Archives départementales. Il suffit pour cela d'envoyer un simple courrier électronique à l'adresse archives@somme.fr, en mentionnant les références des documents souhaités.
La grille tarifaire en vigueur au 1er décembre 2019 est consultable ici

 

1) Copies directes de documents consultés en salle de lecture ou très précisément identifiés (photocopies ou impressions ou copies numériques)

Photocopie d'une page ou impression ou copie numérique d'un fichier existant non diffusé sur Internet
Format A4
Noir et blanc 0,18 euros
Couleur 1,44 euros

Format A3
Noir et blanc 0,36 euros
Couleur 2,88 euros

- Les photocopies sont réservées aux seuls documents identifiés précisément par un usager lors d'une consultation en salle de lecture, à la condition que le support et l'état matériel le permettent.
- Les impressions uniquement en salle de lecture sont réalisées à partir d'un fichier numérique existant non diffusé sur Internet.
- Les photocopies et impressions sont réalisées à partir des équipements matériels des Archives départementales de la Somme.
- Les tarifs s'entendent pour une page photocopiée ou une page imprimée ou une vue copiée.

 

2) Copies de documents diffusés en ligne

La consultation et le téléchargement des documents des Archives départementales appartenant à des fonds diffusés sur les sites Internet du Conseil départemental de la
Somme sont gratuits, en utilisant les fonctionnalités offertes aux utilisateurs sur ces sites.
En application de l’article L.311-2 du CRPA "le droit à communication ne s'exerce plus lorsque les documents font l'objet d'une diffusion publique". Il est néanmoins possible d'obtenir l'envoi de la copie de fichiers numériques de documents diffusés sur les sites Internet du Conseil départemental de la Somme, au tarif de 5,00 euros.
 
- Le tarif s'entend par vue (une vue = un fichier)
- La vue est fournie selon le format et/ou la résolution optique d'origine.
- La copie peut être fournie sous forme d'un fichier numérique ou sous forme d'une impression papier, au choix du demandeur.

 

3) Copies numériques à la demande
Lorsque le support et l'état matériel des documents originaux ne permettent pas une copie directe dans les conditions prévues au I.1, ou que le demandeur souhaite obtenir un fichier numérique à partir de documents non encore numérisés ou une qualité de fichier supérieure à l'existant de documents déjà numérisés, les Archives départementales peuvent néanmoins, dans la limite de leurs propres équipements techniques et de leur charge de travail, réaliser une copie numérique de documents, au tarif de 6,50 euros.

- Le tarif s'entend par prise de vue
- La photographie peut être fournie sous forme d'un fichier numérique ou sous forme d'une impression papier A4, à partir d'imprimante bureautique (papier blanc 80g), au choix du demandeur.
- Les fichiers numériques seront fournis en format JPEG ou TIFF.


Pour les tarifs des 2) et 3), les demandeurs d'emploi, les bénéficiaires des minima sociaux, les étudiants et les personnes handicapées bénéficient d'une réduction de 50 % sur ce tarif, sur présentation d'un justificatif en cours de validité.

Le cas échéant, les frais d'envoi sont à régler en plus, selon les tarifs postaux en vigueur.
L'envoi par messagerie électronique, envisageable dans la limite des possibilités techniques des Archives, est gratuit.
La fourniture d'un CD-Rom est facturée 2,75 euros TTC.

 

Attention ! Certains documents ne peuvent faire l'objet d'aucune copie, soit parce que leur état matériel est trop dégradé, soit en raison de leurs dimensions, soit parce que des dispositions contractuelles ou réglementaires l'interdisent.


4) Transfert de masse pour les sociétés commerciales
Pour les sociétés commerciales qui en feraient la demande, les modalités et les coûts de transfert de masse d'images numérisées, feront l'objet d'une tarification spécifique et seront traitées par le prestataire hébergeant les données et informations du portail Internet des
Archives départementales de la Somme, sous son contrôle.

 

 

Réutiliser des informations détenues par les Archives départementales de la Somme

Selon le règlement pour la réutilisation d'informations publiques des Archives départementales adopté par le Conseil départemental de la Somme le 18 novembre 2019, la réutilisation des informations publiques est gratuite dans le respect des termes du règlement départemental pour la réutilisation d’informations publiques des Archives départementales de la Somme.
Il est possible à toute personne – particulier, association, entreprise – de réutiliser gratuitement un document ou des informations détenues par les Archives départementales, par exemple pour illustrer une publication ou un site Internet, constituer une base de données, monter une exposition, illustrer un film, un support de communication, etc.
Ne sont réutilisables au sens du CRPA que les informations publiques contenues dans des documents librement communicables et sur lesquels des tiers ne détiennent pas de droits de
propriété intellectuelle (article L.321-2 CRPA).
Échappent donc à ce dispositif, les documents qui ne sont pas encore librement communicables au regard du Code du patrimoine ou d'autres dispositions législatives, les documents d'origine privée conservés aux Archives départementales de la Somme mais dont l'accès ou  l'exploitation sont soumis à restrictions ainsi que les oeuvres de l'esprit qui ne sont pas encore tombées dans le domaine public. Ces documents sont soit non réutilisables, soit le sont sous conditions, notamment dans le cadre du Code de la propriété intellectuelle.
En cas de présence de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers, le réutilisateur se charge d'obtenir les autorisations nécessaires auprès des auteurs ou de leurs ayants droit.
Sans ces autorisations, la personne qui a obtenu la copie d'un document sur lequel un tiers détient des droits de propriété intellectuelle ne peut en faire que les usages prévus à l'article L.122-5 de Code de la propriété intellectuelle.

La réutilisation des informations comportant des données à caractère personnel est subordonnée au respect par toute personne physique ou morale des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée "relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et à la délibération n° 2010-460 du 9 décembre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) portant recommandation relative aux conditions de réutilisation des données à caractère personnel contenues dans des documents d'archives publiques.
L’administration ne peut être tenue pour responsable du non-respect de ce cadre légal par le réutilisateur.

En application de l’ article L.322-1 CRPA, les informations réutilisées ne doivent pas être  altérées, leur sens ne doit pas être dénaturé et leurs sources et la date de leur dernière mise à  jour doivent être mentionnées.
Dans ses publications, produits et services, le réutilisateur est tenu d’indiquer la source de l’information (sous la forme : Archives départementales de la Somme, cote du document), la date ou la date de sa dernière mise à jour et, le cas échéant, l'auteur et le titre.

Le principe de gratuité posé précédemment est applicable également aux sociétés commerciales souhaitant réutiliser massivement les informations publiques détenues par les Archives départementales de la Somme ; [...] la réutilisation est alors consentie sous condition d'un partenariat (convention) dont l’objet principal sera le suivant : les sociétés commerciales réutilisant massivement les données détenues par les Archives, devront en donner un accès privilégié et gratuit en salle de lecture des Archives départementales de la Somme, à la base de données constituée grâce aux informations publiques réutilisées (site Internet).
Pour toutes demandes/questions se rapportant à la réutilisation ou à la reproduction, il convient d'adresser un courrier électronique à l'adresse archives@somme.fr, en mentionnant les références des informations concernées et l'usage envisagé.

 

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