Administrations

Les services départementaux d'archives sont tenus de recevoir et de gérer les archives papiers et électroniques des services déconcentrés de l'Etat ayant leur siège dans le département. Ceux-ci sont tenus de les y verser. Il en va de même des autres archives publiques constituées dans leur ressort (art. L.212 - 8 du code du patrimoine).

   Un outil de gestion

De par vos activités, vous recevez ou produisez une masse documentaire souvent importante. Sa bonne gestion permet de :

 - Faciliter les recherches et disposer en permanence de documents utiles,

 - Améliorer les conditions de travail et ne plus être submergé par des documents inutiles,

 - Garantir la justification des droits des usagers et des administrations.

 

C’est pour répondre à vos obligations en terme d’archivage que le service Aide aux administrations des Archives de la Somme peut vous accompagner dans la réalisation d’outils (charte d’archivage, tableau de gestion) ou le suivi de procédures réglementaires (éliminations ou versements d’archives publiques). Nous dispensons également des formations gratuites pour mieux gérer ses archives. Quels sont les documents à conserver ? Pendant combien de temps ? Pour quelles raisons ? Autant de questions auxquels nous pouvons apporter une réponse en collaboration avec votre service et ainsi vous fournir les moyens de résoudre vos problèmes d’archivage.

 

   Versement ou élimination d’archives

La présence d’une circulaire du Service Interministériel des Archives de France vous permet de déterminer le sort final de vos documents à l’issue de leur durée d’utilité administrative, c'est-à-dire de sa durée légale ou utile de conservation du document au sein de votre administration. Nous pouvons adapter ces circulaires à votre administration en les déclinant sous la forme d’un tableau de gestion personnalisé. Les documents ayant une finalité historique sont à verser aux Archives de la Somme. Tout versement entraîne la rédaction d’un bordereau de versement qui doit recevoir le visa du directeur des Archives départementales. Toute opération doit se faire en conformité avec le protocole de versement.

 

   En revanche, lorsque les documents ne présentent pas d’intérêt historique, ils deviennent éliminables. L’élimination d’archives publiques non visée par le directeur des Archives départementales est strictement interdite et punie par la loi (art. L.214-2 du code du patrimoine). Toute élimination ou destruction d'archives publiques entraîne la rédaction d'un bordereau d'élimination qui doit recevoir le visa du directeur des Archives départementales (art. L. 212-3 du code du patrimoine).

 

   En savoir plus ...

Vous avez besoin de conseils (gestion des archives papiers ou électroniques, traitement de l’arriéré, aménagement de locaux, sinistre …), de formation, d’une visite dans vos locaux… Contactez le service Aide aux administrations.

 

Vous pouvez également consulter en ligne ou télécharger :

- La procédure d’élimination d’archives publiques et un bordereau de demande d’élimination d’archives

- La procédure de versement aux Archives de la Somme et un bordereau de demande de versement d’archives

- Les 10 règles simples à observer dans votre administration pour un archivage efficace

- La plaquette de présentation de formation « bien gérer vos archives »

- Le protocole de versement d’archives