Communes, groupements de communes

De par la mission publique que vous exercez, vos archives sont publiques et entrent dans le champ de la législation. Vous avez par conséquent des obligations concernant leur gestion, leur élimination ou leur dépôt à des fins historiques auprès des Archives de la Somme.

   Les communes et leurs groupements sont propriétaires et donc responsables à part entière de leurs archives. Cette responsabilité impose la mise en application de règles destinées à assurer la pérennité de ces archives.
Outre les informations ci-après, pensez à prendre contact avec Roland Seené, responsable du service d'aide aux communes et à leurs groupements, ou avec son adjointe, Elise Ducrocq : 03.60.03.49.50. ou archives@somme.fr

   Les locaux d'archives

La bonne ou mauvaise conservation des archives dépend largement des locaux servant à leur rangement. Un local humide, poussiéreux, non protégé du vol ou de l'incendie, peut occasionner des dégâts importants aux archives. En cas de création ou d'aménagement d'un local d'archives, il convient d'en avertir officiellement les Archives départementales en envoyant le descriptif technique et les plans, et ce dès les premières étapes du projet. Quelques règles élémentaires sont à connaître.

   La restauration des documents d'archives

Dans ce domaine, outre les conseils techniques apportés par les Archives départementales, les communes peuvent bénéficier d'un régime de subventions en provenance du Conseil départemental de la Somme et de l'Etat (au taux de 30 % chacun). Pensez à nous appeler avant tout projet de ce type. Nous vous indiquerons la marche à suivre.

   La procédure réglementaire d'élimination

Le service d'aide aux communes vous indiquera, sur demande, les références des instructions officielles vous permettant d'effectuer du tri dans vos archives, en toute connaissance de cause.
Mais attention… aucune élimination d'archives n'est autorisée si elle n'a fait l'objet, au préalable, d'un visa d'élimination par le directeur des Archives départementales.
Il s'agit, pour cela, de lui envoyer, sur un bordereau conforme au modèle, la liste des différents types de documents que vous prévoyez d'éliminer.

   Le dépôt des archives aux Archives départementales

Ce dépôt est possible, voire obligatoire selon le cas.
Il est notamment obligatoire lorsqu'il est avéré que de mauvaises conditions de conservation mettent vos archives en péril. Il est également obligatoire pour les communes de moins de 2000 habitants, et s'applique, dans ce cas, aux documents de plus de 100 ans (150 ans pour les registres d'état civil, 30 ans pour les documents cadastraux).
La commune - ou le groupement de communes - reste propriétaire de ses archives, qui sont conservées séparément des fonds départementaux. Sans même évoquer le simple respect des obligations légales, les bénéfices sont nombreux, en terme de gain de place, comme de connaissance et valorisation de ses archives.
Le dépôt n'est pas une dépossession du patrimoine. C'est au contraire en laissant ses archives se dégrader dans un grenier poussiéreux ou une cave humide qu'une collectivité perd son patrimoine. Une fois les archives disparues, la mémoire de la collectivité se borne à celle de ses habitants du moment.