Communes, groupements de communes

De par la mission publique que vous exercez, vos archives sont publiques et entrent dans le champ de la législation. Vous avez par conséquent des obligations concernant leur gestion, leur élimination ou leur dépôt à des fins historiques auprès des Archives de la Somme.

   Les communes et leurs groupements sont propriétaires et donc responsables à part entière de leurs archives. Cette responsabilité impose la mise en application de règles destinées à assurer la pérennité de ces archives.


Par exemple, à chaque élection et/ou changement de maire, un état et un procès-verbal de récolement sont requis.
Outre les informations ci-après, pensez à prendre contact avec Roland Seené, responsable du service d'aide aux communes et à leurs groupements au 03.60.03.49.50. ou archives@somme.fr


   Les locaux d'archives

La bonne ou mauvaise conservation des archives dépend largement des locaux servant à leur rangement. Un local humide, poussiéreux, non protégé du vol ou de l'incendie, peut occasionner des dégâts importants aux archives. En cas de création ou d'aménagement d'un local d'archives, il convient d'en avertir officiellement les Archives départementales en envoyant le descriptif technique et les plans, et ce dès les premières étapes du projet. Quelques règles élémentaires sont à connaître.


   La restauration des documents d'archives

Dans ce domaine, outre les conseils techniques apportés par les Archives départementales, les communes peuvent bénéficier d'un régime de subventions du Conseil départemental de la Somme et de l'État (Direction régionale des affaires culturelles), au taux de 30 % chacun. Pensez à nous appeler avant tout projet de ce type. Nous vous indiquerons la marche à suivre.


   La procédure réglementaire d'élimination

Le service d'aide aux communes vous indiquera, sur demande, les références des instructions officielles vous permettant d'effectuer du tri dans vos archives, en toute connaissance de cause.
Mais attention… aucune élimination d'archives n'est autorisée si elle n'a pas fait l'objet, au préalable, d'un visa d'élimination signé par le directeur des Archives départementales.
Il s'agit, pour cela, de lui envoyer, sur un bordereau conforme au modèle, la liste des différents types de documents que vous prévoyez d'éliminer. N'hésitez pas à demander, aux contacts ci-dessus, une version électronique de ce modèle.


   Le dépôt des archives aux Archives départementales

Ce dépôt est possible, voire obligatoire selon le cas.
Il est notamment obligatoire lorsqu'il est avéré que de mauvaises conditions de conservation mettent vos archives en péril. Il est également obligatoire pour les communes de moins de 2 000 habitants et s'applique, dans ce cas, aux documents de plus de 50 ans (120 ans pour les registres d'état civil).
La commune - ou le groupement de communes - reste propriétaire de ses archives. Sans même évoquer le simple respect des obligations légales, les bénéfices sont nombreux, en terme de gain de place dans les locaux de la mairie, de bonne conservation, de connaissance et de valorisation des archives auprès du public.

Pour tout projet de dépôt, un certain nombre de préconisations sont à respecter, expliquées dans le protocole de dépôt et la fiche pratique vous permettant de compléter le bordereau de dépôt, c'est-à-dire la liste des documents à déposer. N'hésitez pas à demander aux contacts ci-dessus une version électronique de ce modèle de bordereau.